The Use of SMS Reporting by Field Officer in Microfinance

SMS Report - Whys

1. LEADING INDICATORS, NOT LAGGING INDICATORS.
Latar :
Selama ini kita memahami bahwa hasil akhir adalah yang paling penting, terlepas dari bagaimana proses kita mendapatkan hasil akhir tersebut. Sering bahwa hasil akhir terlambat untuk kita antisipasi karena memng sudah terjadi.

Inisiatif :
Pelaporan aktifitas melalui SMS akan banyak memberikan informasi mengenai bagaimana tim melakukan aktifitasnya untuk mencapai target yang diberikan. Dalam hal prospek ke nasabah, laporan akan memberikan informasi mengenai jumlah prospek yahg ada. Dalam hal penagihan, laporan akan memberikan informasi jumlah nasabah yang berstatus janji bayar dan berapa debitur yang berhasil ditemui oleh petugas bank. Dengan demikian maka bank tidak lagi akan mengetahui informasi jumlah nasabah yang sudah dicairkan namun juga nasabah yang menjalani proses-proses sebelum pencairan. Juga kaitannya dengan pembayaran ataupun tabungan yang berhasil dikumpulksn.

2. BOOKING PROJECTION/ PROYEKSI PROSPEK
Latar :
Saat ini sulit bagi seorang pimpinan di cabang untuk mengetahui dan membuat prediksi booking yang didapat oleh tim di bawah supervisinya. Yang paling mungkin di dapat adalah kondisi terakhir dan komitmen booking dari tim namun komitmen tersebut tidak dapat di lakukan cek ulang apakah komitmen tersebut sesuai dengan keadaan sebenarnya dari tim yang bersangkutan.

Inisiatif :
Laporan melalui sms dapat memprediksi kira-kira berapa kemungkinan komitmen tersebut dapat dicapai dengan keadaan unit yang melaporkan. Hal ini dimungkinan karena setiap prospek dicatat dengan baik di database laporan aktifitas. Setiap prospek yang telah gagal janji untuk dilakukan tindak lanjut juga dapat diketahui sehingga dapat dipastikan bahwa jika target booking 1 milyar per unit namun ternyata jumlah prospek yang ada tidak sampai jumlahnya 1 milyard maka dapat dipastikan bahwa tim tersebut akan kesulitan mencapai target yang dibebankan.

3. PAYMENT COLLECTED PROJECTION/PROYEKSI PAYMENT COLLECTED
Latar :
Proses pengelolaan debitur dapat dimulai dari ketika accuunt tersebut telah ditugaskan kepda petugas bank untuk mulai dikerjakan. Petugas akan mulai untuk mengunjungi debitur dan jika tidak bertemu maka petugas akan menitipkan pesan kepada yang pihak yang ditemuinya. Jika telah berhasil ditemui maka debitur akan dimintai janji mengenai pembayaran angsurannya. Janji bayar ini yang nantinya akan berujung pada pembayaran. Saat ini pimpinan di unit belum dapat memperkirakan berapa jumlah pembayaran yang akan diterima karena data mengenai debitur yang janji bayar pun tidak diketahui oleh unit/cabang.

Inisiatif :
Dengan adanya pelaporan aktifitas dari mulai kunjungan, bertemu, janji bayar dan bayar maka pimpinan di cabang dapat memperkirakan berapa dari total janji bayar tersebut yang nantinya akan menjadi pembayaran. Tingkat konversi dari total janji bayar yang ada menjadi pembayaran tiap bulan dapat membuat kita mengetahui bahwa di bulan berjalan kira-kira akan berapa pembayaran yang dapat diterima dari total jumlah janji bayar yang ada.


4. TEAM BEHAVIOUR TREND/KECENDRUNGAN PERILAKU TIM
Latar :
Saat ini bank belum bisa memahami secara obyektif dan terukur mengenai kebiasaan dari aktifitas para petugas lapangannya. Yang diketahui hanyalah kebiasaan yang berupa hasil akhir seperti booking ataupun pembayaran. Namun kebiasaan kegiatan yang dilakukan sebelum booking ataupun sbelum pembayaran seperti apa yang sering dilakukan di awal bulan dengan prospek yang sudah ada, berapa rasio jumlah kunjungan booking /maintenance, dan tanggal berapa aktifitas maintenance mulai sering dilakukan belum dapat diketahui secara obyektif dan terukur oleh bank. Padahal dengan mengetahui pola aktifita tersebut maka bank dapat secara dini melakukan antisipasi jika ada strategi khusus yang harus dilakukan untuk perbaikan tingkat pertumbuhan ataupun tingkat kualitas. 

Inisiatif:
Dengan adanya pelaporan melalui sms maka kita dapat mengetahui secara ini tren kecendrungan aktifitas petugas lapangan yang mempunyai imbas buruk pada kualitas portfolio. Pada kasus menjelang lebaran maka bank dapat segera menginstruksikan kepada unit untuk lebih secara dini melakukan kunjungan di awal bulan ramadhan sehingga angsuran dapat segera dibayarkan sebelum habis dipakai untuk berbagai keperluan. Instruksi ini dapat segera diketahui dan dimonitor seberapa jauh penggunaannya di lapangan sehingga penekanan ataupun perubahan kebijakan dapat segera dilakukan untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah dijalankan dengan baik sehingga efek positifnya untuk perbaikan kualitas portfolio dapat segera terealisasikan.

5. ACTIVE EMPLOYEE DATABASE/MENGETAHUI JUMLAH PEGAWAI YANG AKTIF 
Latar:
Saat ini sulit bagi bank untuk mengetahui secara tepat berapa jumlah pegawainya yang benar-benar aktif bekerja, karena secara teknis menmang hal tersebut sulit dilakukan ditambah lagi dengan masalah jarak debitur dan cabang yang terpencar atau mungkin secara remote sulit untuk dijangkau. 

Inisiatif :
Laporan secara sms akan memberitahukan berapa jumlah no handphone yang mengirimkan laporan. Jika laporan dilakukan oleh kepala unit, maka kita tetap dapat mengetahui jumlah pegawai yang melakukan pengiriman karena terdapat isian berupa nomor induk pegawai nya.

6. MAINTENANCE REINFORCEMENT STRATEGY/STRATEGI PENGERAHAN DAYA UNTUK MAINTENANCE DEBITUR YANG ADA.
Latar :
Saat ini sulit instruksi untuk melakukan pengelolaan sudah biasa dilontarkan dari mulai tingkat unit, cluster/area sampai dengan kantor pusat. Namun seringnya instruksi tersebut dilontarkan tanpa strategi yang konkrit menyebabkan semakin berkurangnya kegentingan dan urgensi mengenai pentingnya maintenance padahal aktifitas ini merupakan aktifitas kunci dalam menjaga kualitas jika calon debitur telah menjadi debitur.

Inisiatif: